All’interno di uno studio commercialista, l’adozione di un sistema gestionale performante può apportare vantaggi consistenti in termini di aumento dell’efficienza e della produttività. L’introduzione di un gestionale ha due scopi principali: da una parte quello di organizzare e monitorare lo svolgimento delle attività interne dello studio, dall’altra quello di fatturare in modo preciso e sicuro tali attività.
A fare la differenza può essere uno strumento di semplice utilizzo ma dalle funzioni diversificate, che permetta di gestire in modo oculato i carichi di lavoro per ogni collaboratore e che consenta di fare valutazioni sulla redditività delle pratiche, sui tempi impiegati per erogare i servizi e su molti altri aspetti: insomma, quello che serve ad uno studio che vuole crescere è un tool che possa migliorare i processi interni, semplificandoli ed automatizzandoli, e che nello stesso tempo fornisca tempestivamente informazioni per elaborare strategie e prendere decisioni.
Ecco i 6 strumenti che assolutamente non possono mancare all’interno di un gestionale, per poter rendere più efficiente lo studio commercialista:
1. Gestione delle pratiche
Partiamo dagli strumenti organizzativi: per ogni servizio prestato a un cliente, un gestionale ben strutturato deve aprire una pratica che ne riporti costi e ricavi, ore lavorate, eventuali spese e anticipazioni sostenute. Un sistema efficiente dà la possibilità di archiviare tutti i documenti relativi alla pratica, di impostarne le scadenze e di monitorarne lo stato di avanzamento.
2. Pianificazione delle attività
Quali attività sono da svolgere presso lo studio? Chi deve farle ed entro quando? Un buon gestionale permette di associare a ogni pratica un iter operativo, di assegnare le varie attività alle diverse risorse e di impostare scadenze che possono essere sincronizzate con i calendari di ogni collaboratore. In questo modo si ha sempre una panoramica precisa sullo stato di avanzamento delle pratiche e su eventuali ritardi.
3. Rilevazione del tempo
Altro strumento utile per efficientare il lavoro dello studio commercialista è quello che permette di rilevare e tracciare il tempo lavorato per ciascuna attività. Questo permette di valorizzare con precisione i servizi, di effettuare il controllo di gestione e di verificare la congruità degli importi richiesti al cliente.
4. Gestione dei mandati professionali
Un gestionale ben strutturato è un sistema che permette di definire e monitorare i mandati dello studio commercialista, determinando i vari servizi da erogare al singolo cliente e le relative condizioni economiche e amministrative. Consente l’apertura automatica delle pratiche concordate per contratto con ciascun cliente e permette di monitorarne l’intero iter, predisponendo anche i preventivi e un piano canoni da fatturare progressivamente.
5. Gestione prefatturazione e addebiti
Indispensabile, per lo studio commercialista, è anche la creazione di un archivio degli addebiti, con la predisposizione di anteprime degli importi destinati alla fatturazione, che possono essere poi modificati prima dell’effettiva emissione dei documenti. Questo aiuta non solo ad essere più rapidi e precisi nell’emissione delle fatture, ma anche a fare valutazioni sull’efficienza e la redditività dei servizi: confrontando i dati in archivio con le ore effettivamente spese per erogare il servizio o con i volumi elaborati, è possibile infatti valutare la congruità degli importi richiesti rispetto al tempo o alle quantità lavorate.
6. Gestione dell’Antiriciclaggio
Nel gestionale non può mancare, infine, un modulo che permetta di svolgere gli adempimenti a carico del commercialista in materia di Antiriciclaggio, così come disposto dalle norme vigenti. Si tratta di un contesto in continua evoluzione: per questo il sistema deve essere costantemente aggiornato.
