Studi commercialisti: come un’unica suite di strumenti può migliorare la collaborazione

Partiamo da un presupposto: a differenza di una grande azienda, rigidamente strutturata in processi e procedure, molti studi professionali fanno dell’agilità il proprio punto di forza. Questo/Il che non significa essere disorganizzati o non avere mansioni specifiche, bensì dover erogare processi e servizi diversi su base quotidiana: ogni giorno bisogna gestire documenti, procedure, adempimenti, scadenze, e in tutto questo bisogna anche trovare il tempo per aggiornare i clienti e rispondere alle loro richieste.

Per vincere questa sfida, una delle parole chiave è sempre stata collaborazione, termine che si presta – nella realtà dello studio professionale – a diverse interpretazioni:

1. Gioco di squadra
2. Capacità di essere allineati su tutti i progetti nei quali si è coinvolti e poter contare su un contatto costante con le altre persone che ne fanno parte;
3. Collaborazione con i clienti, che sono sempre più esigenti e vanno seguiti non solo ai fini della contabilità e degli adempimenti, ma proprio a livello di partnership a 360 gradi.

Ora, se per sviluppare queste forme collaborative ci si affida agli stessi strumenti di 20 anni fa o a un pacchetto disorganico di applicativi software, ognuno con una visione molto limitata dei processi, si rischia di fare più danni che altro.

Non si instaura una ‘collaborazione’ con il cliente inviandogli i documenti via mail e poi telefonandogli per avere conferma di ricezione, non può esistere gioco di squadra se ogni giorno vengono usati cinque applicativi diversi e, per allineare il team, c’è bisogno di altre applicazioni con cui creare una chat di gruppo o una videoconferenza. Perché poi la videoconferenza come la si organizza? Con l’email. Ma l’avranno letta tutti? Senza contare che alcune applicazioni hanno funzionalità sovrapposte e quindi, per organizzare un meeting virtuale di allineamento, c’è anche il rischio di non avere le idee chiare su quale strumento usare (con contestuali perdite di tempo in attività per nulla fatturabili).
Ora, quanto sopra descrive senza dubbio un caso limite e volutamente estremizzato, ma il messaggio vale in ogni contesto: per instaurare una vera collaboration nei processi interni ed esterni c’è bisogno di certezze. Procedure certe, strumenti certi e ‘standard’ nell’ambito della propria realtà professionale.

Soluzione: un’unica suite di strumenti

In ottica di collaboration, la strada maestra per generare risultati si chiama integrazione. Perché, come anticipato, dotarsi di diversi strumenti tra loro slegati e difficilmente integrabili rischia – a prescindere dalla qualità del singolo tool – di complicare qualsiasi processo di lavoro.

Invece, dotarsi di un’unica suite di strumenti significa andare nella direzione della collaborazione. Se le applicazioni fanno parte della stessa piattaforma, la collaboration tra di loro diventa immediatamente sinergia tra le persone. In una piattaforma integrata, per esempio, i singoli strumenti condividono la stessa user experience e questo, pur non toccando direttamente il fattore collaborativo, semplifica i processi e li rende il più possibile intuitivi. Se poi questa user experience è simile a quella degli strumenti che le persone usano tutti i giorni al di fuori del lavoro (chat, email, e così via), sarà ancora più semplice integrarla all’interno della realtà professionale e far sì che chi usa questi strumenti si senta sicuro e produttivo.

La cosa più importante, comunque, resta un’altra: se gli strumenti di lavoro quotidiano fanno parte di una piattaforma che è condivisa da tutto il team, il semplice fatto che i tool siano gli stessi (pensiamo a un calendario, a una chat di gruppo, a un progetto), ha un impatto enorme sul livello di collaborazione, specie se l’accesso è semplificato dall’impiego del cloud e dalla compatibilità con diversi device, smartphone e tablet inclusi. Una piattaforma integrata è più facile da usare, è più sicura e, dopo un po’ di pratica, rende del tutto automatiche certe procedure, dall’organizzare un meeting con un cliente a una presentazione di gruppo, da impostare un progetto a modificare e condividere diversi tipi di file.

Gli strumenti che fanno parte della stessa piattaforma condividono tutto, dalla user experience già citata all’accesso remoto, dagli spazi di archiviazione ai formati di file su cui i collaboratori possono lavorare, anche in contemporanea. Dal punto di vista del cliente, collaboration significa avere sempre una linea diretta con lo studio e con i lavori che lo riguardano, poter condividere e ricevere documenti, fare richieste all’interno della piattaforma, così da evitare le inefficienze degli strumenti tradizionali (email, telefono) e poter contare su un livello di sicurezza che fa stare tutti (molto) più sereni.

Questo è il vero concetto di collaborazione che va portato avanti: è una visione a 360 gradi sui progetti dello studio, sulle attività e gli obiettivi, ma anche uno spazio comune e un insieme di strumenti condivisi con cui affrontare le sfide professionali del futuro.