In qualsiasi ambito professionale, dallo studio alla grande azienda, lo scopo della tecnologia è la massimizzazione dell’efficienza. Parlando di software, cioè degli applicativi che vengono usati tutti i giorni nell’ambito dell’attività professionale, ’efficienza’ significa disporre di tutte le funzionalità adeguate allo scopo e poterle gestire in modo semplice e veloce. Tutto ciò, che a dire il vero è piuttosto scontato e prevedibile, si scontra con un passato in cui i produttori di software gareggiavano solo sul fronte delle funzionalità: per emergere cercavano di offrire una funzione in più, un ‘pulsante’ che gli altri non avevano. Col risultato di sganciarsi dalle reali esigenze dell’utilizzatore e contribuire a rendere la tecnologia complessa, difficile da usare, un male necessario.
Perché avere troppi interlocutori non fa bene
Fortunatamente, il mondo è cambiato. I produttori hanno molta più esperienza sul fronte della user experience e tengono sempre in considerazione la semplicità d’uso. Eppure, in molti contesti professionali la tecnologia è ancora percepita come una complicazione di cui si farebbe volentieri a meno.
L’esempio classico è quello degli studi professionali che, per star dietro ai cambiamenti del mercato, hanno progressivamente aggiunto nuove applicazioni a quelle già in uso, dimenticandosi di fatto di perseguire il fine della semplicità. I software di gestione aziendale e quelli dedicati a specifiche professioni hanno dalla loro la modularità: c’è un applicativo core e poi una serie di moduli che ne estendono le funzionalità senza modificare l’esperienza d’uso. Ma è anche vero che qualsiasi studio – di commercialisti, nella fattispecie – non si limita più a gestire la contabilità e il bilancio dei clienti, ma ha bisogno di tanti strumenti per svolgere al meglio una funzione che ormai assume i tratti della consulenza a 360°. Ci vogliono sì gli strumenti gestionali e quelli più specifici, ma anche la classica posta elettronica, una suite di software di produttività (chi non ha bisogno di Excel, oggi?), strumenti di teamwork e collaborazione, possibilità di accesso remoto e di condivisione dei documenti con i clienti in modo rapido ed efficiente.
Ora immaginiamo che tutte queste funzionalità siano gestite da strumenti diversi, che non dialogano tra di loro o che dialogano a fatica. Diventa tutto difficilissimo, sia per lo studio che per i collaboratori che li usano. In questo caso, lo studio ha a che fare con diversi fornitori, ognuno dei quali ha il dovere di gestire al meglio il suo prodotto ma si disinteressa totalmente degli altri e, soprattutto, dei processi nella loro interezza, che spesso e volentieri coinvolgono diversi applicativi. Questo causa tempo perso, incomprensioni, una sorta di ‘manutenzione costante’ e difficoltà ad ogni passo; in più, si aggiunge il fatto che i costi potrebbero anche non essere elevatissimi (dipende da un caso all’altro), ma di sicuro sono molto meno prevedibili rispetto alle piattaforme complete gestite da un solo interlocutore. Per non parlare degli aggiornamenti, che possono avvenire in tempi diversi causando rallentamenti e inefficienze, e della formazione: avere applicativi diversi significa dover organizzare diverse sessioni, ognuna con i formatori delle singole aziende.
In più, c’è tutto il capitolo dei potenziali errori, file duplicati, documenti che non si sa dove siano: insomma, tutte le inefficienze tipiche dei processi altamente frammentati. Questi sono i veri costi per lo studio professionale, non tanto il prezzo del software in sé.
La complessità, dal punto di vista di chi la ‘usa’
Le inefficienze della frammentazione si ripercuotono sullo studio, senz’altro, ma anche su chi usa i suoi strumenti ogni giorno. Tornando al discorso di partenza, in ogni contesto professionale la tecnologia ha il compito di semplificare le procedure, rendendole lineari, sicure, certe e per quanto possibile intuitive. Avere a che fare con applicativi diversi, ma soprattutto con user experience differenti, è un problema non da poco: chi nei confronti della tecnologia (e del suo lavoro) nutre una vera passione si trova a sperimentare e ipotizzare nuove procedure, tutti gli altri – giustamente intimoriti da una situazione tutt’altro che ottimale – restano legati a procedure definite e non si scostano mai per paura dell’errore. E anche questo pesa sulla produttività dello studio.
La soluzione resta una sola: l’integrazione, che spesso significa dover affrontare un processo di trasformazione il cui fine è un’efficienza moltiplicata rispetto alle situazioni appena descritte. Una piattaforma integrata di strumenti di produttività e di collaboration offre semplicità operativa, user experience identica su tutti i prodotti (si pensi, ad esempio, ai prodotti della suite Microsoft Office, ognuno diverso in termini di funzionalità ma tutti molto simili come interfaccia lato utente), possibilità di condivisione dei documenti e dei file, di lavoro contemporaneo sugli stessi, di gestione dei progetti e di comunicazione via chat, e-mail, voce e anche video. Oltre, cosa tutt’altro che secondaria, alla possibilità di lavorare ovunque ci si trovi, anche dall’altra parte del mondo.
