Fausto Turco – Presidente del Consiglio Direttivo dell’Accademia
L’adozione di un software gestionale può davvero incrementare la produttività del tuo studio commercialista? La risposta è sì, per molteplici ragioni.
Prima di tutto, un buon gestionale semplifica il lavoro in studio perché è integrato nativamente con strumenti informatici di uso quotidiano, come Office 365; per di più, supporta la crescente digitalizzazione del settore, permettendo un’agile gestione delle fatture in formato Xml, degli archivi informatici, della firma digitale e possibilmente anche dialogando con applicativi di Business Intelligence o CRM.
Però non si tratta solo di questo: c’è molto di più. Un gestionale performante è uno strumento che permette di aggiornare, semplificare e in buona parte automatizzare le procedure interne allo studio, e che nello stesso tempo è in grado di rivoluzionare il processo di gestione dei dati. Il gestionale giusto è quello che, agendo sui due macroambiti dell’amministrazione e dell’organizzazione dello studio, ha reali effetti positivi in termini di efficienza e di produttività. Vediamo in che modo.
Software gestionale: come aiuta l’organizzazione dello studio commercialista?
La pianificazione – Il gestionale può aiutare a gestire gli aspetti organizzativi dello studio: prima di tutto consente di definire, per ogni tipologia di pratica, un iter predefinito di operazioni, cioè un insieme di attività da svolgere, e di assegnare ognuna di tali attività ad un collaboratore. In questo modo è possibile pianificare al meglio il lavoro quotidiano di ciascuno, impostando scadenze e tenendo sotto controllo lo stato di avanzamento di ogni pratica.
La gestione dei calendari – I migliori gestionali permettono poi di sincronizzare la pianificazione con i calendari di ogni risorsa, che possono essere consultati e modificati anche tramite dispositivi mobili. Si immagini la comodità di avere sotto controllo le attività (e quelle dei collaboratori) in ogni momento, dovunque ci si trovi: è facile intuire quanto questo migliorerebbe la quotidianità.
La rilevazione dei tempi – Un altro strumento molto utile, all’interno di un gestionale, è quello che permette di registrare con precisione le ore di lavoro associate ad ogni attività. Non si tratta di un tool oppressivo per “tenere sotto controllo” i collaboratori, ma piuttosto di un valido alleato per assegnare un valore economico ai servizi gestiti per il cliente, per effettuare un rigoroso controllo di gestione e per accertare se gli importi fatturati ai clienti sono adeguati rispetto alle ore effettivamente impiegate per svolgere il lavoro.
La gestione delle pratiche – Un valido gestionale, quindi, è quello che riassume tutte queste funzionalità e dà al titolare dello studio la possibilità di associare ad ogni servizio o insieme di servizi una pratica, ovvero un file che riporti tutti i dettagli ricavati dai calendari e dagli strumenti di rilevazione dei tempi, compreso lo stato di avanzamento. È quello che dà la possibilità di tenere nota di tutte le spese e anticipazioni sostenute nell’ambito della pratica e che permette di archiviare la documentazione ad essa relativa. Insomma, un vero alleato sempre al tuo fianco per organizzare il lavoro e per identificare eventuali problemi o ritardi.
Il gestionale migliora l’amministrazione dello studio
Ora proseguiamo chiedendoci: in che modo il gestionale può agevolare le attività amministrative dello studio commercialista?
La gestione dei mandati – Il software deve prima di tutto permettere di gestire in modo semplice ed efficace i vari mandati determinando con precisione i servizi che saranno gestiti per il singolo cliente, definendo per contratto il prezzo e le modalità di erogazione di ciascuno di essi. Il gestionale deve permettere di gestire ogni aspetto del rapporto con il cliente in modo semplice e flessibile, consentendo la preparazione del piano fatturazione e di preventivi di diversa natura
Prefatturazione e addebiti – La gestione delle fatture dello studio commercialista può essere semplificata grazie ad un gestionale in grado di predisporre un archivio degli addebiti, che possa contenere tutti i documenti necessari alla pre-fatturazione. In questo modo, al momento dell’emissione del documento di pagamento, si hanno già tutti gli importi e i dettagli a disposizione e si può procedere con pochi semplici click.
Gestione di spese, anticipazioni e fondi – Analogamente, non sarebbe comodo avere un “archivio” di spese, anticipazioni sostenute e fondi custoditi per i clienti e destinati alla fatturazione? Un gestionale ben strutturato contiene questa funzionalità, e permette di catalogare gli importi, associarli a uno o più servizi e contabilizzarli.
Il gestionale perfetto è quello che contiene tutti gli strumenti appena descritti integrandoli in una piattaforma di semplice utilizzo. È un software in grado di agevolare il lavoro di tutti e che permette ai titolari dello studio di tenere sotto controllo le varie attività, oltre che di avere a disposizione dati per migliorare i processi e prendere decisioni strategiche. Solo così può essere una leva reale per incrementare l’efficienza e la produttività dello studio. Oltre 30 anni di attività come System Integrator dedicato agli Studi Professionali, con circa 500 progetti di esperienza, di ogni dimensione. Ho conosciuto e incontrato migliaia di professionisti. Oggi mi dedico quasi completamente alla Trasformazione Digitale negli Studi, lavorando sia con i titolari che con i collaboratori.
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