Così come le aziende, anche gli studi professionali stanno percorrendo la strada della trasformazione digitale, con l’obiettivo di diventare più efficienti, produttivi e resilienti. Questa evoluzione è necessaria per essere in grado di assecondare le dinamiche di un mercato in forte cambiamento, aggredito dall’emergenza sanitaria che spinge verso un business a distanza e assecondare le aspettative di clienti sempre più esigenti.
Com’è noto, la digital transformation non è un processo unicamente tecnologico, per quanto la tecnologia resti un fattore abilitante: senza gli strumenti giusti, lo Studio Digitale potrebbe essere solo un concetto astratto.
Tecnologia e studio commercialista: quanto costa (non) cambiare
Di fronte a un processo di trasformazione digitale, ci si deve ovviamente interrogare sui costi del cambiamento. Affinché il quadro sia chiaro ed esaustivo, non bisogna solo considerare il costo della tecnologia per lo studio commercialista, che peraltro potrebbe essere più che sostenibile grazie all’impiego di tecnologie cloud e alla scalabilità connessa. Soprattutto, bisogna valutare i “costi invisibili” che andrebbero pagati se il processo non venisse attuato.
Solo in questo modo l’analisi può avere rilevanza concreta: per quanto i costi nascosti siano difficili da decodificare in un numero – anche perché legati a circostanze ipotetiche – è molto importante che chi gestisce lo studio sia quanto meno consapevole della loro esistenza e di un ammontare che, in alcuni casi, potrebbe non essere dei più piacevoli.
Visibili e invisibili, ecco i costi legati alla tecnologia in uno studio commercialista
Così come in un’azienda, i costi legati alla tecnologia in uno studio commercialista non vanno trascurati: ci sono i PC, i server, gli applicativi gestionali, la connettività e gli apparati di rete, eventuali dispositivi forniti ai dipendenti, stampanti, consumabili e via dicendo. Il processo di trasformazione digitale porta con sé l’impiego pervasivo di tecnologie cloud, il che ha delle ripercussioni positive sui costi legati alla tecnologia, ma soprattutto li rende molto più prevedibili poiché meno soggetti all’evento imprevisto: non c’è più il server da riparare, non bisogna aggiungere memoria di storage perché esaurita o impegnarsi nell’acquisto di pacchetti di licenze software, che magari vengono sfruttate solo in minima parte.
Ma questi non sono i costi invisibili. I costi invisibili sono quelli che lo studio deve sopportare qualora decida di non intraprendere il cammino verso lo Studio Digitale.
Mancata integrazione e processi manuali
Per esempio, possiamo parlare di costi legati alla mancata integrazione dei software usati dallo studio, che comporta perdite di tempo per l’allineamento e la condivisione dei dati, specie ora che è sempre più strategico avere la possibilità di portare avanti le attività anche con modalità di lavoro distribuite e decentrate (smart working, remote working). Inoltre, se i software usati dai collaboratori dello studio non dialogano tra loro e non condividono i contenuti, il problema – in termini di ore impiegate in processi manuali – potrebbe essere davvero consistente.
Errori e loro ricadute
Altro costo invisibile legato a una dotazione tecnologica non adeguata, è quello degli errori: qualsiasi procedura che preveda data entry, spostamenti di documenti o qualsiasi attività manuale è soggetta a errori, che possono generare costi più o meno importanti a seconda dell’entità. Andiamo infatti da inesattezze di poco conto, rimediabili con qualche ora impiegata a ripristinare la situazione precedente, fino a danni importanti che possono compromettere il rapporto coi clienti ed esporre lo studio a conseguenze legali.
Inadeguato livello di sicurezza
Infine, ci sono i costi nascosti più “pericolosi”, cioè quelli derivanti da un’inadeguata protezione e sicurezza dei contenuti. Gli studi professionali lavorano con un’infinità di dati di eccezionale valore, la cui perdita – o, peggio ancora, l’acquisizione da parte di malintenzionati – non è un’opzione possibile. A tal fine, bisogna tenere in considerazione alcuni concetti di base, ovvero che non si è mai troppo piccoli per subire un attacco dall’esterno e che, nel 60% dei casi, una volta che la struttura è stata colpita va poi incontro alla chiusura dell’attività. Questo per dire che, se il costo della “perdita di tempo” può essere sostanzialmente assorbito dallo studio, l’ipotesi di non tutelare a pieno i dati dei clienti non lo è. Fortunatamente, proprio il processo di trasformazione digitale fa sì che lo studio si possa dotare, agevolmente e con costi contenuti, di soluzioni di backup e soprattutto di protezione dalle minacce esterne, in modo tale da essere protetto e non dover subire il “costo nascosto” più alto di tutti.
Per questi motivi, il processo che conduce allo Studio Digitale è in ogni caso da percorrere. Non ci sono controindicazioni: lo studio diventa più efficiente, produttivo, rafforza il legame con i clienti, non si trova a dover gestire costi imprevisti e, per portarlo a compimento, non deve neppure gestire investimenti coraggiosi.
