Come ogni organizzatore che si rispetti, anche lo studio professionale deve puntare alla massima efficienza. Per eccellere in un mercato iper-competitivo come l’attuale, è infatti necessario offrire professionalità, versatilità e rapidità, ma anche quel prezzo equo che solo una struttura efficiente è in grado di sostenere senza problemi. Da qui l’infinito dibattito sulla quantità di tempo che ogni giorno i professionisti spendono in attività che non sono solamente collaterali, e per questo non fatturabili, ma che andrebbero evitate perché sono indice di scarsa organizzazione. In una sorta di classifica di ciò che non si deve fare, una delle prime posizioni è occupata stabilmente dal tempo di ricerca e condivisione dei documenti, o più in generale delle informazioni. Il che porta a una domanda che, dal punto di vista del titolare dello studio, è più che lecita: quanto costa allo studio il tempo impiegato per queste ricerche?
Tempo di ricerca: fino al 20% di una giornata lavorativa
Pur riferendosi all’attività aziendale e alla generica “ricerca di informazioni”, molti studi si sono interessati alla cosa e – nonostante siano giunti a risultati diversi – sono tutti concordi nel ritenere eccessivo il tempo che ogni giorno le persone dedicano alla ricerca di informazioni (tra cui documenti) all’interno della realtà professionale. Nel lontano 2001, per esempio, IDC sostenne che ogni persona potesse impiegare ogni giorno fino a 2,5 ore per attività di ricerca, ovvero circa il 30% di tutto il suo tempo lavorativo. Un’enormità. Ma è anche vero che negli ultimi vent’anni la tecnologia ha semplificato la ricerca di materiali e informazioni: studi più recenti, come quello targato McKinsey del 2012, quantificano in circa 9 ore settimanali il tempo impiegato in queste attività. Dal 30% passiamo al 20%, ma è comunque un dato preoccupante: significa che su cinque persone, una è perennemente impiegata a cercare informazioni, contenuti, dati, ecc. Se le cose stanno così, ogni studio può ricavare in modo semplice il costo di quello che a tutti gli effetti è un limite invalidante.
Il problema sono i “silos”: come risolvere
Perché le persone impiegano così tanto tempo a cercare file, documenti e informazioni? Molto spesso il problema è organizzativo: i professionisti lavorano in modo disgiunto e mancano gli strumenti atti a favorire la collaborazione. Fornire a un professionista un notebook, una casella e-mail, i software di produttività (Office, per esempio) e quelli specifici per le sue mansioni sembrerebbe sufficiente per renderlo veloce ed efficiente, ma in realtà non è così. Per mille motivi diversi: perché i documenti che riceve via e-mail non possono essere condivisi se non con specifici destinatari, magari si dimentica di scaricarli, non li trova più nel server o nel proprio hard disk e via dicendo. Quando qualcun altro avrà bisogno di accedere a quel documento dovrà prima capire chi ce l’ha e poi chiedere una condivisione: così facendo, le 9 ore alla settimana “perse” in attività di ricerca sono più che comprensibili.
Come si risolve la questione? Con un cambio di mentalità improntata al teamwork e con gli strumenti giusti. Il professionista non deve pensare di essere un’isola, ma al tempo stesso la piattaforma tecnologica su cui opera deve favorire la collaborazione e il reperimento – rapido se non immediato – di tutti i documenti. Al di là delle applicazioni che vengono usate ogni giorno e dei documenti su cui si lavora, magari anche in team, la piattaforma tecnologica dello studio deve permettere l’archiviazione ordinata di tutti i contenuti in modo tale che siano facilmente accessibili e, soprattutto per le realtà più grandi, deve includere funzionalità di ricerca avanzata che riescano a “scovarli” anche se non archiviati in modo corretto e, quindi, non facilmente visibili.
In questo modo, con un approccio improntato alla condivisione del lavoro e a una serie di strumenti adatti allo scopo, si passa da una situazione fortemente improduttiva in cui “inoltrare le email” è il modo migliore per aggiornare un collega, a un vero e proprio team affiatato. E capace di grandi risultati.
