All’interno di un percorso di trasformazione digitale, adottare una suite di strumenti integrati fra loro per la gestione documentale è imprescindibile per creare un ambiente di lavoro sicuro, automatizzato e funzionale, anche nel caso di modalità di lavoro flessibili e da remoto, come lo smart working o l’home working.
Una suite di strumenti per abilitare la collaborazione e la condivisione
Il concetto di suite di strumenti esiste da tempo immemore. Microsoft Office è l’esempio da manuale. Storicamente, privati e organizzazioni hanno sempre potuto scegliere se acquistare il singolo applicativo, Excel per esempio, oppure l’intero ‘pacchetto’ di applicazioni, che oltre a offrire vantaggi dal punto di vista economico – la suite è sempre costata meno della somma dei singoli applicativi – poteva contare sulla sinergia tra i vari software, che si manifestava (e si manifesta) in una user experience analoga e, soprattutto, nella possibilità di condividere i contenuti tra i vari moduli (applicazioni) di cui si compone.
Lo stesso concetto, pur in epoca di Modern Workplace, collaboration, digitalizzazione dei processi e Studio Digitale, è arrivato fino a oggi inalterato nella sostanza. Ciò che è cambiato, o meglio si è esteso, è il concetto di condivisione: dalla semplice compatibilità tra formati, contenuti e applicativi si è passati, in tempi recenti, alla lavorazione simultanea di più utenti allo stesso documento, cosa che, oltre a rendere tutto più rapido, evita errori, documenti duplicati, versioni in conflitto e file che non si trovano più.
Le aziende e gli Studi professionali condividono una giusta ambizione verso produttività ed efficienza, e per questo si trovano a preferire suite di strumenti integrati in un unico framework digitale piuttosto che applicativi verticali, magari perfetti per specifiche funzionalità ma poi difficilmente integrabili con i gestionali o altri tool, rispetto ai quali offrono in ogni caso una user experience diversa.
Ripensare la gestione documentale con una suite di strumenti integrati: 5 vantaggi
Andando più nello specifico, se si parla di gestione documentale e quindi creazione, condivisione e archiviazione di documenti, poter contare su una suite di strumenti integrati, che fanno capo alla medesima piattaforma, è determinante non solo per la produttività della giornata lavorativa, ma per il successo di tutto lo Studio.
I vantaggi, infatti, sono innumerevoli: se tutti i collaboratori dispongono degli stessi strumenti, rigorosamente aggiornati alla medesima versione, questo evita spiacevoli forme di incompatibilità tra file, ma soprattutto abbatte il rischio di errori, accelera i processi, li rende sicuri e facilita condivisione e collaboration, termini che sono ormai fondamentali per qualsiasi struttura professionale, dal piccolo Studio alle realtà più strutturate.
Di seguito, un dettaglio su alcuni dei principali benefici di una suite di applicativi ad uso professionale.
- Accelerazione di tutti i processi
A livello pratico, avere a propria disposizione una suite di strumenti significa molte cose: innanzitutto una gestione documentale in cui nella creazione e lavorazione di tutti i file non si incorre nel rischio di incompatibilità e dei limiti a essa connessa, ma soprattutto vuol dire imprimere a ogni attività – piccola o grande che sia – una forte accelerazione. Per diversi motivi: perché i documenti sono facilmente reperibili e vi si può accedere quando si vuole, le condivisioni con gli altri membri del team sono rapide ed efficaci, senza contare che tra gli strumenti di collaborazione tipici delle piattaforme moderne ci sono anche tool di project management. Quest’ultimi permettono di gestire progetti complessi coinvolgendo collaboratori e clienti senza mai abbandonare la piattaforma, con gli ovvii vantaggi in termini di velocità di esecuzione, efficienza e anche – cosa tutt’altro che secondaria – di sicurezza.
- Meno errori, meno tempo perso
Ci si riaggancia al punto precedente. Una suite di strumenti integrati in un framework digitale può massimizzare la produttività di chi la usa. Produttività che significa anche sbagliare di meno e non dover poi impiegare del tempo a ricostruire la dinamica degli errori e a correggerli. Qui l’esempio d’elezione è quello dei file duplicati inviati ai clienti (o ricevuti da loro) come allegati alle e-mail: se tutti i collaboratori condividono il medesimo progetto, lavorano sugli stessi documenti e sfruttano gli strumenti della piattaforma per aprire un canale di comunicazione col cliente, il rischio di errori si riduce in modo sensibile.
- Più efficienza e sicurezza
Parlando di suite di applicativi, si è già detto quanto il termine collaboration possa essere rivolto a due fattispecie, ovvero alla ‘collaborazione’ tra gli strumenti e a quella tra le persone. Direttamente, i tool facilitano i processi di lavoro condividendo tra loro contenuti e informazioni, da sempre un elemento cruciale di ogni suite dedicata alla produttività (si pensi al pacchetto Office, per esempio). Inoltre, trattandosi di un’unica piattaforma, vanno anche considerati i vantaggi in ambito di sicurezza, che vanno dall’autenticazione a più fattori a tool integrati per il backup.
- Completezza di funzioni
Questo è un vantaggio storico delle suite di produttività: un solo pacchetto di strumenti può essere più che sufficiente per gestire tutte le tipologie di documenti necessarie per lo svolgimento di una professione e per gestire in modo efficace i processi e i rapporti con i clienti.
- Accesso remoto, 24 ore al giorno
Le piattaforme contemporanee fanno largo uso della tecnologia cloud, che significa (anche) possibilità di accesso remoto con diversi strumenti e collaboration avanzata a prescindere dal luogo in cui ci si trova.
La correlazione tra suite di strumenti e accesso remoto non è immediata, ma tutte le piattaforme contemporanee – basate sul concetto di modern workplace – permettono accesso, condivisione ed editing anche quando si è lontani dal luogo di lavoro e con dispositivi mobile.
