Gli Studi Professionali hanno perfettamente compreso quanto un sistema informativo efficiente e basato su servizi di ultima generazione non sia soltanto espressione di progresso bensì una necessità.
Di cosa hanno bisogno gli Studi Professionali
Chi lavora per lo Studio accede a Internet, alla posta elettronica, ai software gestionali, ai tipici strumenti di produttività (come Excel) e ai tool di collaboration, senza i quali il rapporto con i colleghi e i clienti diventerebbe farraginoso e faticoso, specialmente alla luce dell’affermarsi di modalità di lavoro sempre più flessibili e distribuite, come il remote working o lo smart working.
Secondo quando riportato dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, se nella fase iniziale dell’emergenza in Italia sono stati 6,58 milioni i lavoratori agili, oltre dieci volte più dei 570 mila registrati nel 2019, si stima che a emergenza finita, saranno 5,35 milioni.
I collaboratori degli Studi Professionali hanno bisogno di più prestazioni di livello, automazione ovunque possibile e continuità di servizio anche da remoto, mentre chi gestisce l’attività è più attento a questioni legate alla sicurezza dei dati, visto il patrimonio informativo che si trova a gestire, e alla necessità di monitorare le spese tecnologiche, mensili e annuali.
Spese tecnologiche: non solo costo, ma investimento
Un contesto di questo tipo rende lo Studio molto simile alla tipica azienda, che considera le spese in ambito IT sia come un costo necessario per portare avanti l’attività, sia come investimento fondamentale per produrre di più, meglio e per fornire servizi innovativi ai dipendenti e ai clienti, con l’obiettivo di essere più efficiente e aumentare il proprio volume d’affari.
Oggi si parla spesso di Studio digitale, intendendo con questa espressione un nuovo modello organizzativo e operativo che prevede una profonda rivisitazione delle procedure e di tutti gli strumenti di lavoro. Qui, la tecnologia ha un ruolo abilitante ed è protagonista indiscussa, da cui la necessità di controllare gli investimenti e monitorare le spese tecnologiche, sia mensili sia annuali, una questione che i titolari degli Studi devono affrontare con urgenza.
Nel contesto di uno Studio professionale efficiente e dinamico, le spese in dispositivi e servizi informativi non mancano: acquisto di PC, smartphone, tablet, pacchetti di licenze software, magari un nuovo modulo del gestionale e una suite di strumenti di sicurezza, per non parlare della connettività di rete, qualche apparato guasto da sostituire, un hard disk da aggiungere, materiali di consumo e via dicendo. Tra tutto, non solo la spesa può essere importante, ma la sua previsione e monitoraggio non sono certamente la cosa più semplice del mondo.
Passare da Capex a Opex
Gli approcci che lo Studio può adottare nei confronti della spesa IT sono ovviamente gli stessi delle aziende: CapEx e OpEx.
Com’è noto, la prima modalità consiste (nell’ipotesi più semplice) nell’acquisto del bene o servizio con costo sostenuto in anticipo e poi detratto dal carico fiscale dell’anno o su più anni: il vantaggio sta proprio nell’acquisto del bene, che diviene subito un asset dell’azienda, ma va detto che le ulteriori spese di manutenzione ed eventuali riparazioni successive al periodo di garanzia sono a carico dell’azienda.
L’OpEx, invece, si riferisce a quelle spese che vengono effettuate per l’operatività quotidiana dello Studio, come i costi di accesso a internet, le consulenze, e i materiali di consumo. I grandi vantaggi dell’OpEx sono principalmente tre:
- la deduzione completa nel periodo in cui la spesa è stata effettuata,
- il fatto di non dover sostenere importanti investimenti di capitale
- la prevedibilità dei costi, cosa estremamente importante ai nostri fini.
Monitoraggio e prevedibilità delle spese tecnologiche: i vantaggi del cloud
Alcune spese IT sono difficilmente prevedibili: il guasto di una stampante, PC da sostituire o l’improvvisa necessità di un aggiornamento ai server interni sono eventi spiacevoli, ma da mettere in conto. Ciò non toglie che oggi, a patto di voler accogliere la trasformazione digitale all’interno dello Studio, ci siano modalità di gestione della spesa IT molto più semplici e, soprattutto, prevedibili.
L’elemento centrale è il cloud e la conseguente possibilità di accedere a servizi, piattaforme e strumenti IT in modalità as-a-service, ovvero senza un investimento di capitale e con la sola formula del canone mensile.
Ai fini del monitoraggio e della gestione delle spese tecnologiche, il passo avanti è straordinario. Con il solo requisito di disporre di una buona connettività web, il cloud è ciò che consente allo Studio di erogare servizi innovativi, passare a una concezione moderna del workspace e non doversi più interessare del server che si rompe o dell’hard disk da aggiornare su tutti i PC.
Lo Studio 4.0 può ottenere straordinari vantaggi dal cloud: spazi di archiviazione dei documenti pressoché infiniti, protezione presente di default con backup automatico e servizi di business continuity, accesso a tutti gli applicativi necessari per lavorare ovunque ci si trovi, senza bisogno di installazioni locali, di postazioni predefinite o di acquisti di ‘pacchetti’ di licenze come nel modello tradizionale.
Per non parlare della gestione dell’infrastruttura e dell’assistenza: affidarsi a servizi cloud significa esternalizzare la gestione dei server, gli aggiornamenti, i software e le piattaforme, oltre a rendere più semplici eventuali interventi di assistenza.
Qui il massimo lo si ottiene se ci si rivolge a un solo fornitore per i propri applicativi (basati su cloud), di modo tale da avere un solo interlocutore e accelerare ogni processo. Oltre, ovviamente, a sapere precisamente quanto si sta spendendo e quanto si spenderà, rigorosamente con la formula OpEx e i vantaggi relativi. Ecco perché il cloud può essere il basamento stabile su cui costruire lo Studio digitale.
