Parlando di trasformazione digitale, c’è un’espressione che ultimamente va molto di moda: modern workplace. Un’azienda che vuole fregiarsi di questo titolo deve rivedere processi, procedure e metodi di lavoro alla luce delle nuove piattaforme e tecnologie, che nel corso degli anni hanno portato la collaborazione tra team e professionisti ai massimi livelli. Un’azienda che si definisce modern permette ai propri collaboratori di condividere documenti, di lavorarci contemporaneamente, di comunicare ovunque siano e di gestire (in tempo reale) progetti comuni anche se i team sono distribuiti nel mondo. Tutto, ovviamente, tramite PC, smartphone e tablet e con un livello di sicurezza pressoché invalicabile.
Gli studi professionali, e in particolare quelli dei commercialisti, non possono e non devono essere diversi dalla “classica” azienda impegnata nella trasformazione digitale: il fatto che l’organizzazione e le procedure siano diverse non significa che questi siano esenti da un corretto processo evolutivo. La realtà, però, ci racconta una storia diversa, fatta di tanti studi che soffrono il problema della frammentazione: hanno un gestionale come applicativo ‘core’, usano servizi di posta elettronica e gestiscono documenti di diverso genere, ma tutte queste attività sono separate e sfruttano applicativi diversi. La condivisione dei documenti avviene ancora via mail, col rischio fondato di soccombere sotto versioni diverse e modifiche a cascata, i file vengono memorizzati in server interni e il rapporto coi clienti è gestito con la classica accoppiata e-mail e telefono. Tutto ciò è decisamente lontano dai canoni del modern workplace, ma purtroppo è tutt’altro che infrequente.
Il passo in avanti, per molti indispensabile, è l’introduzione di strumenti di collaboration, il cui fine è proprio quello di integrare in una sola piattaforma applicazioni, documenti e servizi che vengono usati quotidianamente dal personale dello studio. Il fine è, appunto, la collaborazione: strumenti di questo tipo permettono ai professionisti di interagire con i propri colleghi e con i documenti dello studio anche quando sono a casa o in trasferta, organizzare riunioni istantanee con gli strumenti di videoconferenza, gestire team distribuiti e operare contemporaneamente sui file dello studio, meglio se ospitati su cloud. Cosa tutt’altro che secondaria, poi, queste piattaforme permettono a interi team di interagire con i clienti evitando tutte le inefficienze della frammentazione: documenti non aggiornati, telefonate doppie e triple allo stesso cliente causa assenza di comunicazione all’interno del team e così via. Di seguito, i 7 vantaggi di uno strumento di collaboration.
1. Più efficienza e produttività
Efficienza e produttività sono concetti generici, ma al tempo stesso fondamentali per qualsiasi realtà professionale. Evitare errori, comunicare velocemente, organizzare riunioni in un attimo, agire su documenti condivisi sono fondamentali per chi non vuole sprecare risorse e tempo prezioso.
2. Comunicazioni semplificate
Nonostante l’e-mail continui ad essere usata, gli strumenti di collaboration permettono ai team di chattare, condividere documenti, anche conversare a voce o in video organizzando call e riunioni istantanee. La distanza non è più un problema.
3. Meno perdite di tempo
Poter contare su una suite unica di servizi anziché su decine di applicazioni accelera a dismisura i tempi dedicati alle ricerche e agli accessi, visto che se la piattaforma è unica, unica sarà anche la modalità di autenticazione.
4. Abilita lo Smart Working
Ciò che conta sono i risultati, non le ore passate in ufficio. L’uso di strumenti di collaboration permette ai professionisti di essere produttivi sempre, anche da casa o in trasferta dall’altra parte del mondo.
5. Contatto costante col cliente
Usando strumenti di collaboration è possibile attivare un contatto costante con i clienti, risolvendo in un colpo solo tutte le inefficienze dovute al coordinamento “manuale” tra le persone del medesimo team.
6. Sicurezza sempre attiva
Per i commercialisti, la sicurezza dei dati è un parametro di fondamentale importanza. L’uso di piattaforme cloud permette ai titolari degli studi di essere protetti da protocolli e tecnologie di sicurezza di ultimissima generazione (e sempre aggiornate, oltretutto).
7. Formazione semplificata
Usare una sola piattaforma di collaboration abbassa enormemente i tempi da dedicare alla formazione. Infatti, gli strumenti appartenenti alla medesima piattaforma condividono la medesima esperienza utente e rendono semplice il passaggio da uno all’altro.
