6 motivi per cui dovresti cambiare il tuo software gestionale

Hai un software gestionale che non ti soddisfa appieno? Stai valutando se sostituirlo con una soluzione più efficiente? Adottare un gestionale performante è una mossa che può avere ripercussioni importanti in termini di aumento di produttività di uno Studio Commercialista.

I campanelli d’allarme, quelli che ti indicano che il software che stai usando non è più adatto a supportare il lavoro quotidiano in Studio e a favorirne la crescita, esistono, si sentono e si possono riconoscere.

Per aiutarti nella valutazione, ecco un elenco di 6 motivi per cui dovresti cambiare il tuo software gestionale.

1. Il tuo gestionale attuale non supporta la Digital Innovation

La professione del commercialista sta vivendo una fase di grandi cambiamenti, anche dal punto di vista delle tecnologie impiegate. La Digital Innovation è da una parte imposta e “law driven”, cioè guidata dall’alto tramite obblighi normativi (pensa alla Pec o alla fatturazione elettronica, per esempio), dall’altra scelta dal basso, liberamente, dagli Studi più lungimiranti per migliorare l’efficienza dello Studio e il rapporto con i clienti. Ecco perché sempre più professionisti avvertono la necessità di affidarsi a sistemi che possano non solo supportare e dialogare con le nuove tecnologie, ma anche diventare una leva per un cambiamento radicale nel modo di lavorare, di elaborare i dati, di gestire i processi e di comunicare con i clienti e la Pubblica Amministrazione.

Sai che è il momento di cambiare il tuo software gestionale, quindi, quando il sistema che utilizzi non ti permette di stare al passo con l’innovazione, non supporta le nuove tecnologie e non dialoga con strumenti digitali dal potenziale elevato, come Artificial e Business Intelligence, in grado di porre le basi oggi per il futuro dello studio, innescandone l’evoluzione.

2. I tuoi collaboratori sono ancora Excel-dipendenti

Il tuo team si affida ancora prevalentemente ai tradizionali fogli di calcolo Excel? Perde ore preziose nella raccolta di dati e informazioni sparse per i vari Pc? Si tratta, come è facile intuire, di un grande spreco di tempo e risorse, sintomo che il gestionale che utilizzi è da sostituire. Un gestionale efficiente è un sistema che permette di raccogliere, scambiare e analizzare i dati in modo rapido e semplice, che è in grado di generare qualsiasi tipo di rapporto sulle attività in pochi click, che supporta la collaborazione e che accelera il processo decisionale all’interno dello studio.

3. Il gestionale non ti aiuta nella pianificazione del lavoro

È il momento di cambiare il tuo gestionale, inoltre, se esso non ti aiuta nella pianificazione del lavoro tuo e dei tuoi collaboratori: se, per organizzare le attività dello Studio, ti affidi ancora troppo al buonsenso, correndo dietro alle necessità del momento e senza una precisa visione di “chi deve fare cosa”. Al contrario, un gestionale davvero efficace ti permette di associare ad ogni pratica un iter operativo, e di assegnare ogni relativa attività ad una risorsa, impostando scadenze precise. In questo modo tutte le operazioni svolte sono coordinate, strutturate, ordinate e orientate agli obiettivi dello studio.

4. Non riesci a tenere sotto controllo lo stato di avanzamento delle pratiche

Dovresti cambiare il tuo gestionale, inoltre, se non hai una visione chiara dell’andamento delle pratiche che affidi ai tuoi collaboratori, e se da questa visione confusa derivano magari incomprensioni e ritardi. I gestionali migliori sono quelli che ti permettono di tenere sotto controllo lo stato di avanzamento delle pratiche in ogni momento, consentendoti anche di sincronizzare le varie scadenze sui calendari di ogni risorsa.

5. Il software attuale non agevola lo smart working

Lavorare in modo smart, anche in mobilità e senza essere necessariamente ancorati al PC dell’ufficio, è una necessità sempre più fondamentale anche per la categoria dei commercialisti. Se il tuo gestionale non ti permette di accedere ai dati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, forse è davvero arrivato il momento di cambiarlo. I gestionali di ultima generazione supportano il cloud e una vasta gamma di tecnologie innovative che ti permettono di condividere documenti in tempo reale dallo smartphone, di lavorare su piattaforme collaborative ovunque tu sia, di inviare ai clienti newsletter o promemoria personalizzati sulle scadenze fiscali in modo semplice e veloce, direttamente dai tuoi dispositivi mobili.

6. Non riesci ad operare un controllo di gestione preciso e rigoroso

Un sistema di controllo di gestione ha ormai guadagnato lo stato di dotazione imprescindibile anche per gli Studi Commercialisti. Lo Studio professionale, come qualsiasi altra attività imprenditoriale, al giorno d’oggi deve avere gli strumenti per massimizzare la propria redditività e gestire al meglio la qualità e il prezzo dei propri servizi. Il tuo gestionale attuale non ti dà modo di analizzare indicatori fondamentali come costi e ricavi di ogni pratica, carichi di lavoro, redditività di ogni cliente? Questo è l’ennesimo campanello di allarme: è ora di cambiare e di adottare un nuovo software. Un sistema che ti permetta finalmente di raccogliere dati, di gestirli e analizzarli in modo razionale; che contenga tutte le funzionalità già descritte e che ti consenta anche di monitorare e rendicontare le attività dello Studio; che, infine, ti metta a disposizione informazioni preziose per prendere decisioni e progettare strategie, sia a breve che a lungo termine.