L’uso di una piattaforma integrata può garantire uno scambio di dati rapido e real time. Un’opportunità per gli Studi Professionali per diventare più agili, supportare la collaborazione da remoto, migliorare i propri servizi e ridurre i costi.
Ormai, gli Studi e le Aziende si assomigliano sotto diversi punti di vista. Il fatto di gestire l’operatività quotidiana con tanti software differenti è senza dubbio uno di questi: una situazione comune vede infatti l’utilizzo di sistemi di posta elettronica, agende, gestionali, strumenti di collaboration, suite di produttività e molto altro.
In azienda, per ambire alla massima produttività è necessario che essi contribuiscano a un unico sistema informativo e non siano vincolati alla classica logica “a silos”, altrimenti gli errori, i disallineamenti e il tempo perso non sono rischi bensì certezze.
Lo Studio Commercialista, sia pur con dinamiche e, talvolta, dimensioni differenti, condivide appieno questa logica.
Una questione di integrazione
Tutto questo per dire che il tema dell’integrazione software è di fondamentale importanza per lo Studio Professionale che punta a efficienza e produttività.
Il concetto di “integrazione” è semplice da comprendere, ma in alcune circostanze è estremamente complesso da mettere in pratica: volendo semplificare, consiste nel far sì che software indipendenti, dedicati a operazioni e funzionalità diverse, condividano almeno parzialmente i dati che usano per le proprie attività.
Sul mercato ci sono software già integrati all’interno di piattaforme complete e altri che non lo sono: nel primo caso, software diversi – o moduli della stessa piattaforma – possono per esempio condividere la rubrica dei clienti e il calendario, importare in automatico i risultati di certe elaborazioni per effettuarne altre, incorporare nei documenti contenuti di altri e via dicendo.
Per uno Studio di Commercialisti, disporre di una piattaforma integrata è basilare sotto svariati punti di vista, e non è un caso che i principali gestionali siano modulari e integrati per definizione.
Se oggi sono sufficienti certi moduli, domani se ne acquisteranno altri che andranno ad acquisire immediatamente i dati dai precedenti, in modo tale da offrire operatività immediata. Lo stesso vale per l’importazione dei dati tramite formati standard di mercato (pensiamo ai file di Excel) e anche per le piattaforme di produttività, che fondano proprio il loro elevato potenziale di efficienza sull’integrazione e la completa sinergia tra i componenti: Office 365 è un esempio calzante.
I principali problemi se non si dispone di una piattaforma integrata
Se non si dispone di una piattaforma integrata e quindi gli applicativi usati quotidianamente in azienda o nello Studio non parlano la stessa lingua, le conseguenze in termini di produttività e sicurezza possono essere rilevanti, andando dalla maggiore incidenza di errori al tempo perso, ma anche a gravi perdite di dati, con tutte le conseguenze d’immagine e legali del caso.
- Importanti limiti di produttività
Se i software dello Studio non sono integrati, il tempo perso per gestire qualsiasi processo cresce a dismisura, il che si ripercuote direttamente sulla redditività dello Studio. Ogni volta occorre risalire alla sorgente delle informazioni e, in molti casi, riportare poi i dati a mano. In questo modo, far più volte le stesse cose, magari introducendo anche il classico errore umano, diventa piuttosto comune. - Alta percentuale di errori
Qualsiasi processo manuale è soggetto a errori. Non è un caso che, in ambito aziendale, la robotic process automation (RPA) vada così tanto di moda: ovunque possibile, bisogna eliminare dai processi ripetitivi la possibilità di sbagliare. Riportare dati a mano all’interno di qualsiasi processo può causare problemi non da poco. - Scarsa collaborazione
Favorire il più possibile la collaboration tra colleghi e accelerare l’esecuzione dei progetti sono due pilastri su cui si fonda qualsiasi iniziativa di digital transformation. Ma per stabilire un flusso informativo efficace, una piattaforma integrata e dunque un’integrazione dei sistemi è fondamentale.
Le aziende soffrono molto i problemi di comunicazione interdipartimentale causata dai silos informativi (in cui il flusso di informazioni è cioè solo verticale e non orizzontale), e un concetto analogo può essere esteso allo Studio professionale: se manca comunicazione tra i software e le piattaforme impiegate ogni giorno, diventa difficile coordinare progetti complessi e la produttività ne risente in modo avvertibile.
- Rischi per la sicurezza dei dati
È il rischio più grande connesso alla mancata integrazione dei sistemi. La necessità di gestire manualmente esportazioni e importazioni di dati non causa solo, come già detto, la possibilità di sbagliare, ma anche che questi dati vengano condivisi erroneamente uscendo dal perimetro di sicurezza dei sistemi informativi. Considerando l’importanza della protezione dei dati in uno Studio di Commercialisti, mai come in questo caso prevenire è meglio che curare. - Alti costi di integrazione
A un certo punto lo Studio, resosi conto dei limiti derivanti dalla mancata integrazione dei sistemi, potrebbe decidere di porvi rimedio con un’attività, appunto, di system integration. Una soluzione che va senza dubbio valutata, ma non sempre possibile e dai costi solitamente elevati. Meglio, molto meglio, affidarsi fin da subito a una suite integrata di strumenti.
