Dopo aver conquistato la realtà aziendale e averla resa più efficiente e dinamica, ora la tecnologia si sta ‘impossessando’ degli studi professionali: anni e anni di fax, stampanti, computer, dischi e server stanno lasciando spazio a qualcosa di diverso, pervasivo, che tocca il modo in cui si lavora ma anche il rapporto con il cliente. Perché tutte le professioni cambiano e non c’è errore più grave di rimanere ancorati al passato: in un mondo che corre a velocità doppia rispetto a ieri, non adeguare la propria realtà ai trend tecnologici del momento significa farsi superare da chi è più veloce, più ‘smart’ e capace di cogliere quanto di buono c’è nel cambiamento.
Tutti gli studi professionali, ma soprattutto i commercialisti, dovrebbero (cioè, devono) cogliere l’opportunità offerta dalla tecnologia. Per un motivo sacrosanto: l’efficienza. L’efficienza è la base di ogni studio professionale: chi non vorrebbe una struttura in cui i processi sono gestiti senza perdite di tempo, in cui il cliente ne percepisce il valore e la ‘vicinanza’ di fronte a decisioni strategiche? Chi non vorrebbe eliminare tutto il tempo che si perde in trasferimenti di dati, ricerche, gestione dei flussi di lavoro, correzione di errori, incomprensioni o semplicemente per capire “chi sta facendo cosa”? L’efficienza dello studio è alla base della sua redditività: ottimizzarla significa poter investire, crescere, offrire nuovi servizi e coltivare nuovi clienti nella certezza di poterli seguire da consulente globale. Che poi è ciò che molto spesso viene chiesto al commercialista ‘2.0’.
Bene, ma come fare? Semplice: basta affidarsi alla tecnologia e alla sua capacità di moltiplicare il ritorno sull’investimento. Non c’è altra possibilità.
Le tecnologie che cambiano la professione, dal Cloud all’Intelligenza Artificiale
Uno studio professionale usa la tecnologia ogni giorno: ha il suo software gestionale, sfrutta la posta elettronica per il rapporto col cliente, usa Internet per l’aggiornamento continuo, ha sistemi di memorizzazione centralizzata dei dati. Ma per il discorso dell’efficienza di cui sopra, ora bisogna fare un passo avanti.
Prima cosa è affidarsi a un gestionale efficiente, che accompagni lo studio in tutte le pratiche e i processi in cui è coinvolto: deve essere rapido, affidabile e soprattutto versatile. Deve gestire i calendari condivisi, l’agenda, l’amministrazione dello studio e fornire reportistica avanzata sullo stato dei lavori e la redditività dei singoli clienti. Tutto in un solo applicativo centralizzato, sicuro e accessibile a tutti sulla base di un sistema di permessi crescenti.
Ma se parliamo di tecnologia e non di prodotto, quella che è destinata a cambiare radicalmente il modo in cui gli studi professionali lavorano è il Cloud. Lo sta già facendo, in realtà. Pensiamo al rapporto del professionista col cliente e con i colleghi: invece di allegare i documenti alle email e perdersi tra versioni, correzioni, modifiche e post-it, perché non passare a un sistema in cui il documento è uno solo, viene condiviso e tutti ci possono lavorare contemporaneamente senza ostacolarsi uno con l’altro? Magari anche quando sono a casa o durante gli spostamenti: basta possedere uno smartphone o un tablet per avere a disposizione gli stessi strumenti dell’ufficio.
Una piattaforma professionale basata su Cloud permette altre mille cose: i colleghi possono tenere riunioni ‘virtuali’ per coordinarsi su attività complesse, condividere calendari e applicativi di produttività, iniziare un lavoro su PC e terminarlo a distanza su tablet o smartphone, monitorare l’avanzamento di determinate pratiche, inoltrare documenti e via dicendo. La realtà spesso impone al professionista di lavorare dalla sede del cliente e di interfacciarsi con colleghi che operano in diverse sedi: in uno scenario del genere, l’ipotesi di inviare l’email o di usare il telefono è estremamente inefficiente. Col Cloud si è tutti all’interno della stessa piattaforma: l’organizzazione, il trasferimento di dati e la comunicazione sono immediati sia con lo studio sia con il cliente. Quest’ultimo può così prendere parte attiva alle lavorazioni e non si sente separato dal flusso di lavoro, con eccellenti conseguenze in termini di partnership che si traduce in più lavoro, in un passaparola virtuoso e quindi in fatturati crescenti.
Non finisce qui. Altre tecnologie che rivoluzioneranno la gestione di uno studio professionale sono l’Intelligenza Artificiale e, perché no, anche i Bot. Della prima è facile ipotizzare l’impatto: se la piattaforma si facesse carico di gestire autonomamente i processi ripetitivi e tutto ciò che può imparare dall’esperienza di gestione di decine e decine di clienti, sarebbe un ulteriore alleggerimento degli oneri dei professionisti, che potrebbero dedicarsi ad altro con immediate ripercussioni sul bilancio dello studio. E nel rapporto coi clienti, i Bot – anch’essi intrisi di Intelligenza Artificiale – potrebbero gestire le comunicazioni e le richieste con un’efficienza mai vista. Basta chiedere e loro rispondono: senza code, senza telefonate, senza appuntamenti.